Lo so, a volte pensare di dover sistemare tutte le scartoffie che ci sono in giro per casa può essere noioso o particolarmente sfidante, ma se superi questo scoglio ti accorgerai di quanto questo possa essere utile.

Avere un archivio organizzato, utilizzando i giustri strumenti, tra i quali i raccoglitori per documenti, serve soprattutto a ritrovare velocemente quello che ti serve e a non perdere documenti importanti.

Perché avere un archivio in ordine

Ti è mai capitato di cercare uno scontrino per una riparazione che doveva esser fatta in garanzia o una multa che sei sicura di aver già pagato? E che non trovando quello che cercavi hai dovuto sostenere nuovamente queste spese?

Ecco, con un buon archivio recupererai subito tutto quello che ti sere, evitando di spendere altri inutilmente.

Per gestire un archivio in maniera corretta serve avere anche i giusti strumenti, dai raccoglitori per documenti alle vaschette, alle cartelline ecc.

Ma andiamo con ordine.

Da dove iniziare

Prima di tutto identifica una zona della tua casa da dedicare all’archivio. Se hai un home office, quella sarà sicuramente la zona migliore, altrimenti puoi scegliere una porzione di armadio o un mobile.

Ora che hai scelto la giusta zona, procediamo con l’archivio.

Come ti dicevo gli strumenti sono importanti, ma prima di tutto bisogna decidere dove far sostare tutti i documenti, in attesa che vengano organizzati.

Nelle nostre case entrano molti foglietti che vanno dal volantino pubblicitario, alla bolletta da pagare, all’estratto conto della banca ad avvisi di vario tipo.

Se non hai tempo di processare di volta in volta quello che trovi nella casella della posta (e chi ce l’ha??) ti consiglio di predisporre una vaschetta o un cassetto dove mettere tutte queste scartoffie che andrai ad esaminare con calma in un secondo momento.

Non procrastinare

Prendi la buona abitudine di dare un’occhiata a questa vaschetta almeno una volta a settimana soprattutto per valutare se ci sono scadenze imminenti e pagamenti da fare.

Una volta che avrai individuato le cose urgenti, procedi con le azioni da fare e lascia il resto per l’archivio.

Di tanto in tanto, prenditi del tempo per tornare alla famosa vaschetta e per sistemare tutti i documenti che ci sono all’interno.

Avere un archivio in ordine è importante anche per eventuali controlli di tipo fiscale, che possono essere fatti a campione.  Per questo è importante poter reperire con facilità fatture, ricevute e tutti giustificativi della dichiarazione dei redditi.

Gli strumenti per l’archiviazione, i raccoglitori per documenti and friends

Per un’archiviazione  di documenti A4, ti consiglio i raccoglitori  per documenti ad anelli (detti anche faldoni).

Ce ne sono di diverse misure per archivi più o meno capienti.  Il dorso (quindi la larghezza) generalmente misura 8cm circa o 4cm circa a seconda di quanti documenti vuoi inserire.

Se devi inserirli in un mobile fai attenzione anche alle altezze (possono misurare 32 cm o 34cm circa ed entrambe le misure sono adatte per archiviare fogli A4).

I raccoglitori per documenti più comuni sono quelli tipici da ufficio, come questi (nella prima immagine quelli più larghi 8cm, nella seconda quelli di 4 cm):

Se i tuoi raccoglitori per archivio saranno a vista, puoi trovare in commercio delle soluzioni molto piacevoli che riportano stampe di quadri, paesaggi o disegni astratti, ecco alcuni esempi:

All’interno di questi raccoglitori per documenti potrai inserire i tuoi documenti forandoli con l’apposita bucatrice.

Se devi archiviare della documentazione che non vuoi rovinare (ad esempio degli atti notarili) ti consiglio di inserirli in cartelline trasparenti come queste in modo che rimangano intatti e ben protetti:

Un altro strumento utile sono le etichette che puoi apporre direttamente sul raccoglitore o sulle cartelline trasparenti.

Puoi acquistare quelle adesive nei vari formati o utilizzare un’etichettatrice che ti darà un risultato più professionale, efficace ed esteticamente gradevole.

Ultimo strumento (mi do un limite perché le soluzioni sono veramente infinite) che può esserti molto utile sono i divisori colorati in cartoncino o meglio ancora in plastica:

Servono suddividere per categorie all’interno di uno stesso raccoglitore, ad esempio se hai un faldone dedicato alle bollette puoi suddividerle tra energia elettrica, gas, acqua ecc.

Quindi oltre a pinzatrice, bucatrice e graffette, questi sono gli strumenti indispensabili per un archivio classico.

Non mi stancherò mai di dirlo che archivio di casa ben organizzato è veramente importante.

Se trovi che sia troppo noioso per te o se non sai da che parte iniziare, sappi che io lo trovo molto soddisfacente e mi piace proprio essere d’aiuto, soprattutto se si tratta di archivi che devono essere creati da zero o che sono rimasti abbandonati da tempo.

Se invece pensi che sarebbe utile fare una chiacchierata con me, contattami così ci prenderemo un caffè insieme.