Prima o poi arriva per tutti il momento di organizzare i documenti di casa.

I motivi possono essere vari:

• non riesci a trovare uno scontrino per una garanzia,
• devi recuperare l’ultima visita di controllo fatta l’anno scorso,
• è giunta l’ora di fare la dichiarazione dei redditi e devi racimolare i giustificativi per le detrazioni,

ma la soluzione è sempre la stessa: sistemare tutte le scartoffie sparse in giro per le varie stanze.

Come procedere?

Il primo passo è proprio perlustrare tutta la casa.

Raccogli tutti di documenti che trovi e mettili in una vaschetta o, qualora non bastasse, uno scatolone.

Dopodiché crea uno spazio, che potrebbe essere il tavolo o anche un tappeto o ancora il pavimento dove sparpagliare tutti i fogli in attesa di essere visionati.

Per iniziare ad organizzare i documenti di casa, ora crea 3 pile:

1. pubblicità ricevute per posta o volantini che non ti interessano;
2. documenti per cui è necessaria un’azione (ad es. una bolletta da pagare, un certificato da fotocopiare o da inviare a qualcuno ecc.)
3. documenti che sono solo da archiviare (ad es. una multa già pagata)

Per la prima pila è tutto molto semplice; butta tutto!!!

Pila numero 2

Tutto ciò che è presente in questa pila non deve essere ancora archiviato, altrimenti potresti rischiare di saltare dei passaggi importanti.

Devi agire come da richiesta di ogni singolo documento; se ci sono bollette da pagare, effettuare il pagamento se sono già scadute, o programmarlo nel caso in cui la scadenza sia futura.

A questo proposito mi sento di consigliarti la domiciliazione di tutte le bollette sul tuo conto corrente. Per farlo recati alla tua banca e loro ti diranno come procedere.

Se questa pila è molto corposa, puoi mettere i documenti in ordine cronologico dalla scadenza più vicina a quella più lontana e gestirne un po’ ogni alla volta.

Documenti da archiviare

Per la terza e ultima pila invece occorre predisporre tutto per l’archivio vero e proprio.

Mi è capitato di vedere molti modi di archiviare e sono tutti sicuramente validi, ma per me il migliore rimane sempre quello con i classici raccoglitori ad anelli e cartelline trasparenti.

L’unica eccezione riguarda i manuali di istruzioni per i quali uso le cosiddette cartelline portaprogetto con elastico (che possono essere alte anche fino a 5 cm).

Tieni solo la versione in italiano (spesso sono forniti in più lingue) e ricorda che on line trovi tutta la documentazione relativa a piccoli e grandi elettrodomestici. Verifica quindi se il tuo manuale è presente in internet, se lo trovi puoi tranquillamente buttare la copia cartacea.

Come suddividere l’archivio?

Ora devi decidere decidi quali sono le categorie da creare per il tuo archivio.

Per trovare il metodo migliore devi pensare a dove andrai a cercare un determinato documento quando ti servirà.Se ad esempio cerchi un referto medico, pensi sia meglio avere una cartellina medica per tutta la famiglia oppure preferisci  che ognuno abbia un raccoglitore personale con una sezione dedicata alle visite mediche?

Un esempio di come suddividere un archivio in categorie potrebbe essere:

CASA (mutuo o affitto, certificazioni relative a lavori di ristrutturazione ecc.)

BOLLETTE

AUTO

NOMINATIVO (UN RACCOGLITORE PER OGNI MEMBRO DELLA FAMIGLIA)

ANIMALI DOMESTICI

LAVORO

ASSICURAZIONI

ecc. ecc.

ma mi sento di dire che in ogni casa si trova una versione personalizzata.

Che materiale serve?

Ora devi recuperare tutta la cancelleria che ti servirà:

Raccoglitori ad anelli,

cartelline trasparenti,

divisori colorati (meglio se plastificati perché quelli in cartoncino si distruggono abbastanza velocemente),

pinzatrice & spinzatrice,

bucatrice per i fogli che non vuoi inserire nelle cartelline,

penne & pennarelli

etichette autoadesive o, se ce l’hai, etichettatrice

E adesso si parte con lavoro vero e proprio dell’organizzare i documenti di casa: sistemare ogni documento nella cartellina e nel giusto raccoglitore in modo che quando lo cercherai saprai esattamente dove farlo e non perderai tempo.

Tu come riesci ad organizzare i documenti di casa? Procedi come sopra illustrato o hai un metodo diverso? Se vuoi scrivilo pure nei commenti.

Se invece pensi che sarebbe utile fare una chiacchierata con me, contattami così ci prenderemo un caffè insieme.