Nel mese di novembre ti ho illustrato vari metodi e sistemi da utilizzare quando decidi di scoprire come pianificare al meglio il tuo tempo e le tue giornate.

Ti ho parlato della Matrice di Eisenhower, della Tecnica del Pomodoro e dell’ effetto Zeigarnik.

Ora, non può finire il mese dedicato alla gestione del tempo senza che io ti parli di altre due tecniche molto importanti per la pianificazione e la produttività, ovvero:

• “Mangia la rana” (o “ingoia il rospo”) di Brian Tracy
• “Metodo GTD” di David Allen

Se è arrivato il momento di capire come pianificare la tua giornata, è fondamentale partire con il piede giusto e per farlo, il modo migliore è quello di mangiare una rana! Mi spiego meglio.

Mangia la rana

Questa tecnica è stata sviluppata da Brian Tracy, stimato esperto di sviluppo del potenziale umano. Il suo nome è stato preso da una frase del celebre scrittore Mark Twain:

mangia una rana come prima cosa la mattina e niente di peggio potrà succedere per il resto della giornata

La rana rappresenta quell’attività che ti pesa moltissimo, quella che proprio non hai nessuna voglia di fare.

Alla sera, prima di addormentarti, cerca di individuare qual è la tua “rana” e il giorno dopo falla come prima attività.

Una volta mangiata la rana, proverai grande sollievo e soddisfazione per aver portato a termine un compito così gravoso e il resto della giornata sembrerà tutto in discesa.

Per approfondire: Ingoia il rospo – Brian Tracy

Metodo GTD (Getting Things Done)

Il metodo GTD si trova all’interno di un libro che è un po’ la guida di chi vuole capire non solo come pianificare, ma anche come gestire il flusso del lavoro e la produttività. Il titolo originale è appunto Getting Things Done, che in italiano è stato tradotto in “Detto Fatto”.

Se vuoi acquistarlo puoi farlo qui.

Non è esattamente un libro da leggere sotto l’ombrellone, ma in sintesi il messaggio principale che vuole trasmettere è il seguente.

Per gestire al meglio il flusso di lavoro è necessario suddividerlo in cinque grandi fasi:

1° fase: raccogliere

Come primo passo per pianificare al meglio il flusso di lavoro, è necessario creare un punto di raccolta dove mettere tutte le attività che dobbiamo svolgere.

David Allen suggerisce una vaschetta nella quale raccogliere tutti i foglietti sui quali avremo scritto le cose da fare.

2° fase: esaminare

Una volta raccolti tutti i compiti, è arrivato il momento di rielaborarli ad uno ad uno per decidere cosa farne.

Immagina quindi di riprendere in mano ogni singolo bigliettino e chiederti “che azione devo fare?”.

3° fase: organizzare

Qualora  non fosse prevista nessuna azione, avrai due possibilità: archiviare il documento o cestinarlo.

Se invece è prevista un’attività da parte tua potrai decidere di pianificarla inserendola in una to do list o in un calendario, o ancora delegarla a qualcun altro.

Quando l’attività prevista richiede meno di due minuti, Allen suggerisce di farla immediatamente.

4° fase: rivedere

Per il buon funzionamento del metodo è fondamentare che venga fatta una revisione, almeno settimanale, di tutte le attività, sia quelle ancora aperte, sia quelle rimandate o delegate.

5° fase: fare

Dopo aver capito come pianificare tutti compiti, ora è arrivato il momento di agire e di intraprendere tutte le azioni necessarie per portarli a termine.

La cosa che tutti ricordano immediatamente è la “regola dei due minuti”, che ci permette di svolgere una serie di piccole azioni che altrimenti resterebbero in sospeso nella nostra mente.

È di facile attuazione ed è un primo passo per capire come pianificare.

Con queste ultime due tecniche, si chiude il tema gestione del tempo, che si è protratto per tutto il mese di novembre.

Conoscevi già qualche metodo, tra quelli che ho illustrato? Hai voglia di condividere la tua esperienza. Se vuoi puoi farlo nei commenti.

Se invece pensi che sarebbe utile fare una chiacchierata con me, contattami così ci prenderemo un caffè insieme.