Il mese di novembre sarà dedicato alle varie tecniche per la gestione del tempo, come essere più produttivi, come imparare a delegare ecc.

Urgente o importante?

Quando lavoravo in ufficio, avevo una vignetta di Mafalda (che io adoro) sopra la mia scrivania dove c’era scritto “come sempre l’urgente non lascia spazio per l’importante”.

Quando si parla di gestione del tempo, è fondamentale capire la differenza di questi due concetti che troppo spesso vengono confusi o, peggio ancora, associati.

Si può parlare di una attività importante, quando pensiamo di dover svolgere quella determinata azione perché ne abbiamo un’effettiva necessità. Si tratta di una valutazione soggettiva.

Le cose urgenti, invece, sono quelle che hanno una scadenza oggettiva, indipendente da qualsiasi nostra valutazione.

Una volta chiarito questo concetto posso finalmente illustrarti uno strumento che può risultare estremamente utile per la valutazione delle attività da fare e per la gestione del tempo e delle priorità.

Matrice di Eisenhower o di Covey o più semplicemente, matrice del tempo.

Il nome originario di questo schema è stato preso dal Generale e politico statunitense Dwight D. Eisenhower che pronunciò la frase “

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante

Ebbene sì, non era di Mafalda.

Questo concetto è stato poi sviluppato nel libro “Le 7 regole per avere successo” di Stephen Covey, che sviluppa un vero e proprio metodo per raggiungere i propri obiettivi professionali e personali, testo indispensabile per chi si voglia approcciare alla gestione del tempo.

Se vuoi acquistare l’ultima edizione di questo libro su Amazon,  ecco è il relativo link:

Le 7 regole per avere successo – Stephen R.Covey.

Ora analizziamo lo schema nel dettaglio:

1. Importante + urgente = fare

In questo riquadro ritrovi tutte quelle attività che devi fare al più presto e che non puoi delegare a nessuno; situazioni da risolvere a breve termine, progetti in scadenza da consegnare, ecc.

Se sei una persona che ama programmare, non dovresti avere troppe attività in quest’area, se invece fai sempre le cose all’ultimo minuto, allora la lista sarà piuttosto lunga.

2. Importante + Non urgente = pianificare

Questa è la zona in cui si può effettivamente migliorare. A mio parere la vera gestione del tempo avviene in questo riquadro. È fondamentale, infatti fermarsi a decidere cosa fare e quando farlo, per affrontare le priorità in modo corretto.

In questo riquadro puoi ritrovare progetti per migliorare il tuo lavoro o la tua persona, attività a lungo termine, azioni di tipo strategico, ecc.

3. Urgente + Non importante = delegare

Sarà sicuramente capitato anche a te di dover fare delle attività assolutamente urgenti, ma che per te non avevano un grande valore.

In questo caso è molto utile valutare la possibilità di delegare a qualcun altro queste azioni.

Cerca di spezzare la cattiva abitudine per cui molte cose le devi fare tu, anche se in realtà non ti portano nessun giovamento. Inizia a dire di no qualche volta.

4. Non urgente + Non importante = eliminare

Qui ci sono tutte le attività che ti ritrovi a fare ma che non hanno nessun valore e nessuna urgenza.  Riunioni a cui sei stata invitata ma che non servono a nulla, il tempo trascorso sui social o davanti alla TV a guardare qualcosa che effettivamente non ti interessa davvero.

Una volta chiarita l’inutilità di queste azioni, devi assolutamente eliminarle.

Pronta all’azione?

Se hai già una lista delle cose da fare, ti va di provare ad incasellare i tuoi compiti futuri nella matrice di Eisenhower?

Potresti scoprire che molte delle cose che hai scritto non ti competono direttamente o forse puoi rimandarle, pianificandole; questo darà una maggior sensazione di gestione del tempo e di controllo sul tuo calendario.

Non sai come preparare una to do list? Ti invito a leggere l’articolo che ho pubblicato e che trovi qui.

Mi farebbe proprio piacere sapere come è andata, ti va di scrivermelo nei commenti?

Se invece pensi che sarebbe utile fare una chiacchierata con me, contattami così ci prenderemo un caffè insieme.